Política para el tratamiento de la información personal

FABRICA DE BOLSAS DE PAPEL UNIBOL S.A.S. es una empresa comprometida con el cumplimiento de la normatividad colombiana, el respeto de los derechos fundamentales consagrados en la Carta Política y, en especial, el adecuado manejo de los datos personales, información que los titulares de los mismos, en calidad de empleados, clientes, proveedores, contratistas o en virtud de algún otro vínculo con UNIBOL S.A.S., nos han entregado, con su debida autorización, para el cumplimiento de actividades de la empresa o el desarrollo de actividades conjuntas.

De acuerdo con lo anterior y como responsables del uso de los datos personales entregados a UNIBOL S.A.S. damos cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales y a su Decreto Reglamentario No. 1377 de 2013, promulgando la siguiente Política de Tratamiento de la Información:

1. Destinatarios de la Política de Tratamiento de la Información

La Política de Tratamiento de la Información aplica para todos los titulares de información personal (datos personales) que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos de UNIBOL S.A.S.

2. Principios que rigen el Tratamiento de la Información

La recolección y tratamiento de datos personales se realizará respetando las normas generales, especiales y la autorización dada por el titular sobre los mismos, como los principios consagrados en el artículo 4° de Ley 1581 de 2012, siendo dichos principios los siguientes:

a) Principio de legalidad.
b) Principio de finalidad.
c) Principio de libertad.
d) Principio de veracidad o calidad.
e) Principio de transparencia.
f) Principio de acceso y circulación restringida.
g) Principio de seguridad.
h) Principio de confidencialidad.

3. Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del Tratamiento de la Información.

FABRICA DE BOLSAS DE PAPEL UNIBOL S.A.S.
Web: http://www.unibol.com.co
Oficina: Auxiliar Administrativo
Correo Electrónico: master@unibol.com.co
Teléfono: (575) 336 67 00 - (575) 336 6712
Fax: (575) 336 6797
Autopista al Aeropuerto Km.7
Soledad (Atl), Colombia

4. El Tratamiento al cual será sometida la información personal y la finalidad del mismo.

Los datos recolectados por UNIBOL S.A.S. serán tratados para las siguientes finalidades:

a. Adelantar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con UNIBOL S.A.S., respecto de cualquiera de los productos ofrecidos por la empresa.

b. Adelantar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con UNIBOL S.A.S., para la contratación de servicios o bienes que requiera la empresa.

c. Dar cumplimiento a la ley colombiana y las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.

d. Realizar invitaciones a eventos, ofrecimientos de productos o servicios y, en general, realizar todas las actividades asociadas al objeto social de UNIBOL S.A.S. o a la relación comercial existente o que llegue a existir con UNIBOL S.A.S

e. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos) ante UNIBOL S.A.S.

f. Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los productos de UNIBOL S.A.S

g. Realizar actividades de mercadeo y/o promoción de productos o servicios propios de UNIBOL S.A.S. o de sus empresas vinculadas o de terceros con quienes UNIBOL S.A.S. haya celebrado alianzas comerciales, pudiendo dichas actividades ser adelantadas directamente por UNIBOL S.A.S. o sus empresas vinculadas o con el apoyo de terceros, con quienes se compartirá mi información personal.

h. Dar a conocer, transferir y/o trasmitir los datos personales dentro y fuera del país, a medios de computación en la nube, así como a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera.

i. Acceder y consultar los datos personales que reposen o estén contenidos en bases de datos o archivos de cualquier Entidad Privada o Pública (como entre otros, los Ministerios, los Departamentos Administrativos, la DIAN, la Fiscalía, los Juzgados, tribunales y altas Cortes) ya sea nacional, internacional o extranjera.

j. Reportar, acceder y consultar los datos personales, incluyendo información financiera y crediticia, que reposen o estén contenidos en bases de datos o archivos de las centrales de riesgos, tales como la CIFIN y DATACRÉDITO; esta facultad conlleva el reporte del nacimiento, desarrollo, modificación, extinción y cumplimiento de obligaciones contraídas o que llegue a contraer, la existencia de deudas vencidas sin cancelar o la utilización indebida de los servicios contratados.

k. Transferir o transmitir los datos personales a empresas vinculadas de UNIBOL S.A.S. l. Adelantar trámites o gestiones ante entidades que forman parte del Régimen de Seguridad Social de Salud (Pensión, Salud, ARL), entidades de medicina prepagada o compañías de seguros. m. Adelantar trámites o gestiones relacionados con los accionistas de la empresa. n. Crear bases de datos para los fines descritos en la presente autorización. o. El tratamiento y uso puede ser dado a través de cualquier medio existente o que llegue a existir.

5. Los derechos que le asisten al titular de la información personal.

Ley 1581 de 2012, establece los derechos del Titular de los datos personales:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;

c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

6. Autorización para el tratamiento de la información personal

En cumplimiento de lo previsto en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, UNIBOL S.A.S. solicita ratificación y autorización, a todos los titulares de información personal que ha sido y será recolectada por UNIBOL S.A.S. para el uso de su información personal y la continuidad en su tratamiento, incluyendo aquella que haya sido recolectada con anterioridad de la entrada en vigencia del citado decreto como aquella que sea recolectada con posterioridad a su entrada en vigencia.

Si dentro de los 30 días hábiles siguientes a la publicación de la Política de Tratamiento de la Información, el titular de la información personal no manifiesta por cualquier medio ante UNIBOL S.A.S. la supresión de sus datos personales, es entendido, conforme la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, que UNIBOL S.A.S. podrá continuar con el tratamiento de la información personal, en los términos y condiciones establecidos en las normas citadas y bajo las reglas de la Política de Tratamiento de la Información.

No obstante, lo anterior en cualquier momento, aún después de vencido el plazo antes indicado, el titular de la información podrá solicitar a UNIBOL S.A.S. la supresión de sus datos personales o revocar la mencionada autorización.

Para aquella información personal que sea recolectada con posterioridad a la entrada en vigencia del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, UNIBOL S.A.S. coloca a disposición del titular de la información personal el formato Autorización para el Tratamiento de la Información Personal, del cual se solicita su diligenciamiento y remisión a UNIBOL S.A.S. en aquellos casos en que el titular de la información desea, libremente, otorgar a UNIBOL S.A.S. su autorización para el tratamiento de sus datos personales. El formato Autorización para el Tratamiento de la Información Personal será enviado por medios electrónicos. En adición, el titular de la información podrá emitir su autorización utilizando los distintos medios que UNIBOL S.A.S. disponga para ello.

7. Información sensible y referida a niños y adolescentes.

UNIBOL S.A.S. no solicitará información de datos sensibles, los cuales se encuentran definidos en el art. 5 de la Ley 1581 de 2012.

Si UNIBOL S.A.S. llegase a requerir datos sensibles, los solicitarán y tratarán con estricto cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y solicitando autorización previa, expresa y clara de su titular.

En igual sentido, UNIBOL S.A.S. no solicitará información referida a niños y adolescentes, por ser una prohibición de la Ley 1581 de 2012, salvo los casos en ella exceptuados.

Si UNIBOL S.A.S. llegase a requerir datos de niños y adolescentes, UNIBOL S.A.S. los solicitará y tratará con estricto cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y solicitando autorización previa, expresa y clara del representante legal de su titular.

8. Vigencia de la Autorización para el Tratamiento de la Información Personal

La Autorización para el Tratamiento de la Información Personal estará vigente durante el mismo tiempo en que UNIBOL S.A.S. ejerza o desarrolle su objeto social.

La Política de Tratamiento de la Información podrá ser modificada por UNIBOL S.A.S., en cualquier momento y cumpliendo con la Ley 1581 de 2012 o la norma que regule la materia, entrando a regir dichas modificaciones a partir de su publicación. Las modificaciones se publicarán en la web de UNIBOL S.A.S. o serán comunicadas por medios electrónicos.

9. Procedimiento de quejas y reclamos o para ejercer los derechos establecidos en la Ley 1581 de 2012

UNIBOL S.A.S., siguiendo las reglas de la Ley de Protección de Datos Personales, establece el siguiente procedimiento:

1. El titular de los datos puede presentar su petición, queja o reclamo especificando los siguientes datos:

   a. Nombres y apellidos,
   b. Datos de contacto (Dirección, física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
   c. Medios para recibir respuesta a su solicitud, d. Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo,
   e. Descripción del Derecho que desea ejercer ante UNIBOL S.A.S.,
   f. Firma, número de identificación y huella.
   g. Adjuntar copia del documento de identidad del titular. Cuando la solicitud sea realizada por un causahabiente, apoderado y/o representante del titular, deberá acreditar dicha calidad.

2. El titular de los datos debe adjuntar los documentos en los que soporte su solicitud y/o vulneración de sus derechos, que quiera hacer valer.

3. La petición, queja o reclamo la debe dirigir a la sede de UNIBOL S.A.S.

4. Las peticiones, quejas y reclamos incompletos o con cualquier tipo de inconsistencias, se podrán subsanar dentro de los cinco (5) días siguientes, a la recepción de la radicación.

   Si transcurridos dos (2) meses contados a partir de la radicación inicial de la queja o reclamo, el solicitante no ha completado la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo

5. Una vez recibido el reclamo completo, se marcará en la base de datos con una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

   Dicha marcación se mantendrá hasta que la solicitud, queja o reclamo sea resuelto.

6. Si la persona o área que recibe el reclamo no es el competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

7. Los plazos de respuesta serán:

   a. Las consultas de la información personal del Titular que repose en las base de datos de UNIBOL S.A.S. serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
   b. Los reclamos y quejas serán atendidos en un término de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
   c. Las peticiones, distintas a temas referidos en el literal a) anterior, serán atendidas en un término de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8. El Titular de la información o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante UNIBOL S.A.S., de acuerdo al procedimiento anteriormente mencionado.

10. Fecha de Publicación de la Política de Tratamiento de la Información

La presente Política de Tratamiento de la Información se actualiza y se publica a través de medios electrónicos y/o físicos, a partir del 17 de agosto de 2016.